Oftast átta starfsmenn fyrirtækja sig ekki á hvað upplýsingastjórnun og skjalastjórnun er og það versta er að þeir átta sig ekki á mikilvægi þess. Þess vegna getur verið erfitt fyrir starfsmenn að tileinka sér og fylgja ferlum er felast í skjalastjórnun og leiðbeiningum er það varðar.
Þessi vanþekking getur leitt til pirrings hjá starfsmönnum en um leið valdið því að gögn fyrirtækisins eru í hættu. Þegar reglum og reglugerðum er þvingað á starfsmann getur komið upp gremja meðal starfsmanna og tapaðra vinnustunda.
Tíminn sem getur farið í að leita að réttum skjölum og gögnum, hvort sem þau eru á pappír eða rafræn, getur einnig leitt til áhugaleysis starfsmanna við að framkvæma jafnvel einföld verkefni.
Í þessari grein eru fjögur ráð fyrir skjalastjórnendur sem getur einfaldað vinnu þeirra en á sama tíma fengið aðra starfsmenn til að hoppa á skjalastjórnunarlestina.
1. Gerðu það nútímalegt, sjónrænt og spennandi
- Það er úrelt að vera með leiðbeiningar um skjalastjórnun á útprentuðum pappír. Þú getur búið til stutta skýringarkynnningu eða myndband fyrir teymi og deildir sem snýr að skjalastjórnun. Sýndu þeim hvernig þeirra framlag getur hjálpað bæði þér og þeirra eigin vinnu og sparað tíma og vinnu. Hafðu myndbandið alltaf aðgengilegt fyrir alla starfsmenn.
- Þú getur sett fram einfaldan samanburð. T.d. sýnt óskipulagða skrifstofu þar sem starfsmenn eru að leita að skjölum og gögnum út um allt. Stafræn skrifstofa er alveg eins. Þú sérð bara ekki óskipulagið við fyrstu sýn. Þegar leiðbeiningum og reglum er ekki fylgt mun það leiða til óskipulags ef þú færð ekki starfsmenn með þér í skjalstsjórnunarliðið.
2. Gerðu það skiljanlegt og sýndu tengslin
- Leiðbeiningar um skráarskipulag starfrænnar skrifstofu ættu ætíð að vera auðskiljanlegar. Sýndu þeim hvernig vinnsla upplýsinga á að fara fram innan fyrirtækisins t.a.m. á tölvupóstum, reikningum og öðrum upplýsingum sem tengjast fyrirtækinu. Ef við geymum óþarfar upplýsingar og gögn endum við á því að missa sjónar á því hver eru mikilvægu gögnin sem krefjast varðveislu og hverjum má henda. Þetta endar með því að fólk endar með bunka af pappír sem starir á þau og fólk kemur hlutunum ekki í verk á réttum tíma. Bentu á að ef þú kemur röð og reglu á skjölin og gögnin er auðvelda hægt að finna þau á einungis nokkrum sekúndum.
- Það sama gildir fyrir allar deildir fyrirtækisins. Ef að allir starfsmenn fylgja reglur og leiðbeiningum um skjalavörslu verður öll vinnan mun aðgengilegri fyrir alla í teyminu. Hvort sem unnið er í fjarvinnu eða á skrifstofunni þá eru skipulögð og velmerkt skjöl þvílíkur tímasparnaður.
3. Vel hannað sniðmát = hálfnað verk þá hafið er
- Í stafrænu samvinnusvæði og skjalastjórnunarlausn CoreData eru velhönnuð sniðmát sem einfaldar allt ferlið og hjálpar öllum við skjalastjórnunina. Að auki dregur það úr áhættunni þegar búa þarf til skjal, verk eða verkefni í hasti þegar ekki gefst tími fyrir neinar villur. Skjalastjórnunarlausnir eru frábærar m.a. að því leiti að þær gera starfsmönnum kleift að einbeita sér að vinnu sinni á sama tíma og skjalastjórar geta einbeitt sér að öðrum verkefnum vitandi það að skjölin eru merkt og geymd á viðeigandi máta.
- Ef þetta er útfært á réttan hátt munu starfsmenn ekki finna fyrir byrðinni við að aðlaga sig að nýjum verklagsreglum og leiðbeiningum þar sem skjalastjórnunarlausnin mun gera það fyrir þá. Skjalastjórnunarlausnin getur jafnvel flýtt fyrir vinnu þeirra!
4. Fagnaðu og miðlaðu áfram afrekum
- Þegar þú skilgreinir ákveðna þröskulda er tengjast stjórnun upplýsinga þinna þá er einfaldara fyrir aðra að fylgja í fótspor þín – til dæmis með því að búa til stigatöflu með árangursríkum mælingum. Þakkaðu reglulega starfsmönnum fyrir fyrirhöfn þeirra og tíma sem þeir leggja sig fram við að halda gögnum skipulögðum, rétt merktum og með lýsigögnum. Rétt skjalastjórnun er nú enn mikilvægari á pappírslausri starfrænni skrifstofu þar sem engum finnst gaman að flétta í gegnum endalaus skjöl sem heita „ónefnt skjal #XYZ.“
- Þú getur jafnvel skellt í litlar „veislur“ þegar þú nærð ákveðnum þröskuldi. Segjum til dæmis svo að þú hafir skjalfest 34.000 skjöl yfir ákveðið tímabil þá getur sent „Takk fyrir“ tölvupósta á samstarfsmenn til að fagna því með teyminu að æskilegur fjöldi skráa sé vel geymdur og skráð með nauðsynlegum upplýsingum. Þú getur jafnvel hitt teymið og sýnt þakklæti. Það getur skipt miklu máli fyrir starfsmenn að þú kannt að meta teymisvinnuna og fyrirhöfnina sem þeir leggja á sig.
5. Leitaðu að reynslusögum sem sýna velgengni og gott fordæmi
- Í hverju teymi er alltaf einn meðlimur sem er farsælli en einhver annar. Bentu á viðleitni hans eða hennar og hversu gott fordæmi þau er og ofurnotendur. Hvettu einnig aðra starfsmenn til að biðja um hjálp ef þeir lenda á villigötum.
- Efldu þá í að vera áhrifavaldar sem geta hjálpað öðrum inann fyrirtækisins og veita dýrmæta endurgjöf og jafnvel tillögur að úrbætum. Þú gætir jafnvel sett upp nafnlaust uppástungubox þar sem starfsmenn geta varpað hugmyndum sínum fram.
Mikilvægi hágæða skjalastjórnunar ætti að skoða út frá tveimur mismunandi hliðum: einstaklingsþáttum starfsmanna og heildarþáttum fyrirtækisins. Þegar starfsmenn skilja mikilvægi vel skipulagðra gagna innan fyrirtækisins geta þeir orðiðr skilvirkari og afkastameiri.Gott dæmi um slíkt má sjá í reynslusögu CoreData um Kadeco, þróunarfyrirtæki Keflavíkurflugvallar sem stytti gagnaheimtunartíma um hvorki meira né minna en 30%
Þeir munu þar af leiðandi fylgja reglum og reglugerðum skjalastjórnunar fyrirtækisins. Á hinn bóginn verða stofnanir að fara að mörgum alþjóðlegum og innlendum lögum, reglum og reglugerðum. Því þarf að halda gögnum öruggum í stafrænni skrifstofu eins og CoreData. CoreData getur gert tvennt í einu: Stofnunin veit hvar skjölin eru geymd og að reglugerðum eins og GDPR og skilum í Þjóðskjalasafn er sinnt.